Hôpital Bégin - Vincennes
Proposition a été faite auprès de la direction de l'hôpital de réaliser une exposition de prestige dans le hall d'exposition de l'établissement. Au delà de la connaissance du terrain et des intervenants, la proximité avec Paris, le passage très régulier de personnalités politiques notamment, ainsi que la sécurisation native du lieu en faisait une cible potentielle pour monter un évènement.
SUIVI au 15/05 :
Exposition démontée.
Succès relatif / 4 demandes de renseignements en vue d'achats / pas de suite réelle donnée à ce jour (20/05).
A suivre : consolidation
- Travaux autour de valeurs ajoutées au référencement (CR) actuel : répertorier les cadres et les tableaux encadrés, créer un fichier des expositions 'type', ...
Au 05/05 :
Vernissage effectué / 30aine de personnes présentes.
Publication réalisée.
Au 01/05 :
L'exposition est installée.
Au 20/04 :
L'ensemble de l'organisation est confirmée :
- liste tableaux confirmée,
- listes mailing et VIP consolidées,
- plan de publication réseaux sociaux validé,
- invitations "carton" imprimées/envoyées,
- impressions des marque-pages et cartes de visite réalisées,
- Contenu du vernissage positionné au 04/05 validé,
Au 21/03 :
La planification de l'exposition est convenue, elle se tiendra du lundi 01 au 15 mai 2023.
Je suis en train de voir pour organiser le vernissage le dimanche 30 avril en fin d'après-midi...
A noter : l'exposition sera notamment ouverte la nuit du 13 mai, date de l'évènement culturel européen "La nuit des musées".
Prochaines étapes pour le 01 avril environ :
> construction de l'exposition (validation de la liste des tableaux),
> signature/envoi de la convention,
> validation de l'affiche,
> validation d'une liste de 10 à 20 invités 'VIP' dont nous aurions éventuellement les adresses postales.
Au 28/02 :
Convention & Transport
> La convention fournie par l'hôpital a été relue (transmise par email).
Elle confirme l'ensemble des points indiqués précédemment à l'oral, d'assurance notamment.
En ce qui concerne la cession des droits d'auteur, elle est bien bornée au contexte de l'exposition et à ses dates de début et de fin (voir art. 1 et 12).
La seule modification du document prévue à date porte sur nos coordonnées, je propose d'indiquer les suivantes :
"Les ayants droits
Florence Amiel & Luc Rochette
54, route de Saint-Sernin - 71 200 - Le Creusot
06 11 21 72 40
A noter : sa fourniture signée par Florence et Luc et donc notre engagement à réaliser l'exposition est à envoyer au plus tard 15 jours avant le début de l'exposition - aujourd'hui et si rien ne bouge, il faut viser la première semaine de Mai.
> Concernant le transport des œuvres vers Paris, les devis réalisés m'indiquent :
- la location d'un véhicule en S&L et restitué en RP sont très rares et peu intéressants (plus de 600€).
- la location en RP du véhicule qui ferait l'aller retour sur 3 jours avec 800 klm de forfait couterait 400€.
Je propose que nous nous dirigions vers cette 2ième option si nous ne trouvons pas dans les délais d'utilitaire qui nous serait prêté gracieusement quelques jours (ou au mieux pendant la durée de l'exposition).
En ce qui concerne le retour des œuvres au Creusot, je dirais que rien ne presse, et qu'elles peuvent être stockées chez moi. Je m'arrangerais dans un deuxième temps pour les redescendre, probablement dans le cadre de mon propre déménagement à venir cette année.
Positionnons donc notre décision de Go/NoGo au 01/05.
Au 21/02 :
Il faudra réfléchir au transport des peintures, se renseigner sur la location de véhicule selon la société qui est utilisée... voir si d'autres ont eu l'occasion de louer un véhicule, pour déménagement ou autre...
Au 16/02 - Synthèse du RDV
> Contact : Officier de communication Anabelle PATIER
anabelle.patier@intradef.gouv.fr / 01 43 98 49 54 / 06 21 76 26 86
> Administratif : L'hôpital est habitué à organiser des évènements de ce type. Une convention décrite comme "simple et classique" va nous être transmise. L'assurance est prise en charge par l'établissement.
> Financier :
L'hôpital prend à sa charge :
- La mise à disposition de l'espace et la sécurité associée.
- Dans le cadre de LEUR utilisation, la production d'une affiche (j'ai indiqué que nous leurs en proposerions une qu'ils pourraient imprimer/utiliser) ; il en est de même pour les invitations.
- L'envoi d'invitations comprenant l'ensemble de l'hôpital et les services Communication des mairies de Vincennes et Saint-Mandé.
- Le buffet du vernissage.
A notre charge a minima :
- Transport et installation/désinstallation des tableaux (un escabeau est mis à disposition, et une personne de l’établissement est présente).
- Productions, impressions et envois d'affiches/invitations de NOTRE côté.
A noter : la vente de tableaux dans l’enceinte de l’hôpital est interdite. Néanmoins, il est précisé que "tous les moyens" de communication qui permettraient des ventes en dehors du lieu peuvent être utilisés.
> Planification :
La direction de l’hôpital a d’ors et déjà validé les contenus que nous pourrions proposer (usines, natures mortes, etc…), nous avons ‘carte blanche’ sur la proposition.
Le service ‘Com’ de l’hôpital est en train de faire son programme pour l’année. Ils proposent des expositions d’une durée pouvant aller jusqu’à un mois. L’exposition serait accessible 24h/24 et 7j/7 ; la présence de l’exposant n’est pas requise.
J’ai mis une option de principe sur les deux semaines entre le 21 mai et le 07 juin.
A noter : le 14 mai a lieu la “Nuit des musées”. L’hôpital est en train d’essayer de monter un projet autour de la poésie qui peine apparemment à voir le jour. J’ai pris de convenir avec notre contact de faire un point avec elle le 1ier mai afin de voir si ce projet est bien confirmé. Dans le cas contraire, nous aurions la possibilité d’avancer la planification de notre exposition d’une semaine, et de profiter de l’effet d’annonce de la “Nuit des musées”.
> Divers :
- L’espace d’exposition, en plus des murs pourvus de cimaises, peut être aménagé avec des grilles et chevalets.
- Lors des montage et démontage de l’exposition, idéalement prévoir de communiquer le numéro d’immatriculation du véhicule de transport des œuvres auprès de notre contact pour en faciliter l’entrée (en cas de difficulté sur ce point, ne pas hésiter à partager la situation).
- 2 contraintes fortes à préciser dans les invitations : le port du masque est obligatoire dans l’enceinte de l’établissement, et la présentation d’une pièce d’identité est requise à l’entrée.
> Prochaines étapes :
- Avant lundi matin : envoyer une petite présentation (4 ou 5 pages) : biographie + présentation de notre exposition + 4 ou 5 photos de tableaux prévus pour l’exposition.
- En attente de la réception d’un mail : indiquant les dimensions précises de l’espace d’exposition (murs + 8 grilles + 3 chevalets), et incorporant leur convention ‘type’.
- Préparation des communications numériques pour possible démarrage de la campagne au 01/04.
> A suivre :
- Validation du contenu complet de l’exposition (tableaux / affiche / invitations / étiquettes).
- Réflexion sur la logistique (qui fait quoi quand).
- Réflexion sur la méthode de communication : d'une part pour vendre en dehors de l’enceinte de l’établissement, d'autre part pour le cas où nous devrions communiquer rapidement dès le 02 mai si finalement nous exposons dans le câdre de la "Nuit des musées”.
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- 09 février : RDV de cadrage avec la direction prévu le 16 février / préparation du RDV en cours.
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- 18 janvier : Accord de principe de la direction.
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- 09 janvier : Prise de contact.